El problema
El libro de visitas de recepción es el registro menos fiable de cualquier instalación. La letra es ilegible, el RUT se anota mal, la hora de salida casi nunca se completa y la empresa del visitante se escribe de tres formas distintas.
Eso no es un problema administrativo: es un problema de seguridad. Ante una evacuación, nadie puede decir cuántas personas ajenas hay dentro del recinto ni dónde están. Y ante una auditoría, el libro no prueba nada.
Hay además un coste de imagen. Un proveedor importante esperando quince minutos en recepción mientras se llama por anexo a la persona que lo recibe dice bastante sobre la organización.
Cómo lo resolvemos
Registro con el documento, no a mano
Un escáner digitaliza la cédula o el pasaporte y rellena los datos del visitante automáticamente. Se acaban los RUT mal anotados y los nombres ilegibles, y el registro toma segundos.
Seguimiento dentro del recinto
El sistema registra entrada y salida y permite saber en tiempo real cuántas personas hay dentro y a quién vinieron a ver. Es el dato que hace falta exactamente cuando no hay tiempo de buscarlo.
Integrado con el resto de accesos
La gestión de visitas comparte base con el resto de módulos de WinPlus. El visitante puede recibir una credencial temporal con permisos acotados a las zonas y horas que le corresponden, y que caduca sola.
Preaviso desde el móvil
El anfitrión registra la visita antes de que llegue y recibe el aviso cuando entra. La recepción deja de ser un cuello de botella.
Equipos y módulos que intervienen
| Equipo o módulo | Función | Fabricante |
|---|---|---|
| W+Visitas | Identifica, gestiona y hace el seguimiento de las visitas dentro del recinto | — |
| W+Mobile Visitas | Registro y preaviso de visitas desde el teléfono | — |
| Escáneres de documentos | Digitalización e identificación automática de cédulas y pasaportes | — |
| Credenciales temporales | Tarjetas RFID de vigencia limitada, con permisos acotados por zona y horario | — |
| Control de paso peatonal | Torniquetes y pasillos que aplican el permiso de la visita en la puerta | — |
Dónde se aplica
Cambie el libro de recepción por un registro que sirva
Le mostramos cómo queda el flujo de recepción completo, desde el preaviso hasta la salida.